Imagine una empresa donde su principal objetivo sea administrar reportes, cuidarse de que no existan abusos en el uso de los recursos y que la contabilidad estuviera impecable. Los inversionistas estarían muy complacidos ya que todo parecería estar en su lugar. ¡Sin embargo sabemos que esto no puede ser!

El objetivo de una empresa es operar un negocio para generar flujos de efectivo mediante comprar o producir bienes, o servicios, para venderlos con un margen de utilidad suficiente, que otorgue los rendimientos requeridos para los accionistas o dueños.

Dejando esto bien claro podemos preguntarnos:

¿Si los recursos para sacar una empresa adelante son limitados, por que destinarlos a vigilar que los miembros de la organización rindan cuentas?

¿Por qué gastar en controles internos que generen informes sobre la funcionalidad de otros controles?

Una respuesta para estas dos incógnitas esta en concepto de la cultura de rendición de cuentas.

La cultura de rendición de cuentas consiste en que Usted informe voluntariamente y porque esta convencido de lo necesario que es, sobre algo que le fue encomendado, y donde los recursos involucrados no son totalmente suyos. Un ejemplo simple es el Matrimonio. El Matrimonio es un ejemplo excelente de cómo la cultura de rendición de cuentas se da dentro de una corporación, ya sea entre subordinados que deben informar a sus superiores, o mas aun, de los administradores a los diferentes interesados, digamos los propios accionistas.

Pensemos en un matrimonio donde solo el hombre trabaja fuera del hogar. Los flujos de efectivo los genera este y la mujer mantiene en orden el hogar administrando los costos y gastos inherentes. El hombre de nuestro ejemplo, no le dice a la mujer cuanto gano en el mes por concepto de horas extras, contratos por “fuera” del trabajo etc. sin embargo este le da a su esposa un cuota fija de dinero para el gasto del hogar. Ella lo recibe y no le rinde cuentas a él de su utilización.

Ambos pueden asumir alguno de los siguientes razonamientos:

a) Soy de mucha confianza y rendir cuentas se da en esquemas de desconfianza.

b) Si no rindo cuentas, puedo simular normalidad, y extraer excedentes de la parte de los recursos que me han dado para administrar.

c) Lo que me dieron es mío y tengo el consentimiento de gastármelo a mi sano juicio.

Obviamente las tres posturas son ineficientes para la familia (la empresa), por la sencilla razón que hay otros interesados, como el gobierno en el pago de impuestos, el rentero al que se le deben dos meses, los hijos que requieren ropa y diversiones. Si esta pareja rindiera cuentas y controlaran los excedentes, podrían usarlos eficientemente, evitando multas y recargos, por otra parte podrían maximizar su bienestar como familia y no solo como individuos.

Lo mismo sucede con las empresas, ya que existen no solo administradores y accionistas, existen trabajadores que tienen derecho a un 10% de las utilidades de la empresa, el gobierno federal tiene derecho a un 33% aproximadamente de las mismas, los bancos requieren el pago oportuno y la seguridad razonable de los pagos futuros.

Es importante fomentar la cultura de rendición de cuentas de todos aquellos que administran recursos. ¿Cómo? Cambiando la cultura en lo referente a:

1. Si me piden que rindan cuentas NO es por que desconfíen de mí. Hay que acostumbrarse a ser revisado o auditado.

2. Rendir cuentas permite ganar buena reputación y la reputación te permite hacer más y mejores negocios en el futuro, aumenta tus oportunidades.

3. Rendir cuentas termina con los peligrosos “mal entendidos” que te pueden costar desde una amistad hasta la cárcel.

4. Si rindes cuentas podemos ahorrar costos de vigilancia y reinvertirlos para tener una empresa más sólida y que de mejores condiciones de empleo.

5. Esto me permite vivir en paz y empezar en paz el dia siguiente.

6. Hacer tu trabajo estructurado, de tal manera que fácilmente puedas rendir cuantas y que estas puedan ser verificadas.

Hoy en dia rendir cuentas es uno de los cambios demandados por la sociedad para ser mejores en nuestras relaciones entre empresas, organizaciones e individuos, y los mas maravilloso, la cultura de rendir cuentas adecuadamente baja los costos de la empresa.

Hoy tienes dos alternativas rendir cuentas o correr el riesgo perder el activo mas valioso para hacer negocios, tu reputación.

¿Como es el contrato que tiene con sus empleados? La transparencia en el manejo del de las remuneraciones al personal, implica que estas sean explicitas y contractuales, y no en base a “tolerar abusos”, o a la cultura del disimulo.

Un abuso se da cuando un empleado toma por su cuenta recursos de la empresa para fines personales o de terceros afines, no directamente en efectivo, sino repercutiendo gastos que debieran ser sufragados por el empleado, mas sin embargo, estos se los traslada a la empresa.

Frecuentemente se escucha el dicho; “Si el negocio no deja para que te roben no es negocio”. Este dicho tiene dos connotaciones analizar, la primera es con el enfoque del costo beneficio que representa el resguardar los recursos de la empresa, contra el valor de lo de lo robado. Esta connotación esta obviamente regulada bajo un rango de tolerancia, donde, posiblemente este si sea vigilado.

La segunda, el cultural. El dejar que se cometan abusos propicia una cultura de deshonestidad, que frecuentemente fertiliza abusos mayores e inclusive fraudes. El abuso se combate no con solamente con vigilancia constante, si no con construcción de una cultura en la empresa donde el combate sea contra la inconciencia del empleado. El empleado debe percibir el abuso como algo indebido, y de que el abuso es llanamente un robo.

Pongamos algunos ejemplos. Algunos chóferes de transporte publico federal “meten” gastos de viaje no existentes, declaran mermas en exceso de la mercancía que transportan, algunas las secretarias roban papelería de la empresa, con el fin de completar la lista de material escolar de sus familiares, el oficinista abusa con el uso de la fotocopiadora o el teléfono, y así podemos listar innumerables casos mas.

Hay una diferencia muy grande entre una prestación de un empleado y el de la tolerancia mediante la técnica depurada de hacerse de la vista gorda. La primera es una remuneración en especie que disfruta el empleado y contractualmente formalizada. La segunda es un abuso tolerado a un empleado en general por dos razones: por miedo del empleador a tener un problema con su trabajador, y luego, buscar revancha compensando la pérdida por el abuso por otro. Igualmente por mantener al empleado contento y dejarlo que crea que esta haciendo tonto a su jefe. En cualquier caso el empleador buscara la manera compensar el abuso contra recursos a los que tendría derecho el trabajador.

Lo anterior deja una sensación de suma cero. Compensando lo que abusa el trabajador contra lo que abusa el patrón. Sin ser una regla deja a la vista que es mejor regularizar la situación en las que están envueltos ambos.

En el juego de estrategias hay algo que es importante analizar. Digamos que existen dos jugadores, uno un patrón y un empleado, veámoslo desde el enfoque de lo que sabe una parte de lo que sabe el otro. El patrón sabe que el empleado abusa, el empleado sabe que el patrón sabe que el abusa, sin embargo por mencionar solo una combinación, el empleado no sabe si su patrón sabe que el sabe que el patrón sabe. Esto que usted puede analizar detenidamente tiene varias combinaciones, y dependiendo de cual se de, el patrón y el empleado fijaran su estrategia a favor o en contra del abuso tolerado.
Muchos de los abusos crean el mecanismo del “expediente negro”. Este mecanismo consiste en que el patrón tolera el abuso pero lo documenta para hacer valer estas deshonestidades en un cheque al portador cuando se necesite. Esto lo podemos ver como construir material de chantaje que se dará en el futuro. Lo que en las finanzas seria una opción real, cuyo precio es el valor del abuso, pero que tiene un valor posible de ejercicio que seria evitar desembolsar una posible cantidad de efectivo. Una indemnización seria el ejemplo perfecto.

Hay varios tipos de abusos e inclusive varias clasificaciones, sin embargo veamos dos desde la perspectiva de a quien se le roban los recursos. El primero seria el abuso interno, cuando el empleado utiliza recursos de su propio empleador a su favor o discreción. El segundo, el abuso externo que es el que el empleador permite que el empleado abuse de un tercero como seria un proveedor.

El caso es que ambos impactan en los costos de la empresa. El interno impacta los costos por los desembolsos en exceso o innecesarios a causa del abuso. El externo cuando el proveedor se lo traslada vía precio al empleador.

La cultura de la transparencia de cuentas en el manejo de las remuneraciones del personal, no puede coexistir con la cultura del abuso tolerado. Hay que preguntarnos, ¿Cual es esquema de pagos al personal fomenta una cultura ética en la empresa? Después reflexionar sobre la pregunta que muchos se hacen, con el abuso tolerado ¿Quien abuso de quien?

Como sabemos el más grande empleador en América Latina es la PYMES (Pequeña y Mediana Empresa), por otro lado un dilema que enfrentan estas empresas es la escasez de recursos para operar sus proyecto de negocios, y que constituye la principal preocupación de los empresarios tienen en mente para sobrevivir, crecer y crear valor, en este orden. Sin embargo el empresario enfrenta este dilema en un entorno de competencia con empresas que tienen sistemas de información y control más avanzados y maduros, que permiten tomar infinidad de decisiones estratégicas y de operación más rápido y con menor margen de error, y de esta manera, dar respuesta a la nueva dinámica de negocios de mercados donde el cliente tiene el poder de negociación y reglas del juego. El reto que se plantea día a día el empresario es: ¿Opero?, ¿Controlo? o ¿Genero información? ¿Me constituyo en director exclusivamente?

Usted puede decir “todas”, sin embargo en la realidad las prioridades del pequeño empresario es por lo regular operar que implica vender y hacer negocios nuevos, cobrar cuando es crítico y medio vigilar sus inventarios. Existen grandes ineficiencias en como se compra, como se remunera a los empleados, en el financiamiento caracterizado por un costo excesivo, consecuencia por no contar con información para este análisis, e inclusive problemas con flujos al cumplir con sus obligaciones fiscales, en la rayita del ultimo día de pago o presentación.

Al margen de las habilidades del empresario que es regularmente el director general de la PYME, la información financiera y administrativa, se tiene una vez que se domina la primero la “bestia” que es el control de información transaccional o de operaciones, y esto va relacionado al control de los principales procesos operativos de la PYME.

Por que el control de las operaciones y de la información financiera transaccional no es algo que fácilmente se obtenga, hay varias causas que a continuación listo:

1.- La naturaleza del empresario. Esta generalmente tiene la visión de negocios y negocía con clientes, proveedores y empleados como factor principal, pero carece del know how del control transaccional.

2.- La contratación de servicios de outsourcing no adecuados. Las PYMES delegan fácilmente el procesamiento de información transaccional a terceros, con lo que renuncian a información para toma de decisiones financieras y administrativas, ya que en la mayoría de los casos, el valor de la información es para efectos de cumplir con el pago de impuestos, lo que desvía el fin de la información y limita su uso, además de que regularmente no esta al día ya que se procesa por meses.

3.- La falta de inversión en sistemas administrativos especializados. Muchas de las empresas pequeñas y medianas no cuentan con un sistema administrativo (ERP) adecuado a sus necesidades, ya que hay muchos oferentes, pero realmente pocos implementadores por la complejidad que esto representa, lo que hace que el empresario vea esto como una inversión de alto riesgo, al disponer de sus escasos recursos en software y hardware que sabe que funciona porque todo mundo lo dice, pero en la realidad no funciona al 100% al momento de pedir un reporte.

4.- Los principales procesos y los puestos no están formalizados. La formalización de los procesos críticos, como lo son vender y cobrar, comprar y pagar, remunerar al personal, el producir y la atención al cliente, no son procesos formales con políticas y procedimientos, aun cuando sencillos, pero que deberían de estar presentes en sus operaciones. Lo anterior aunado a una débil descripción de responsabilidad y autoridad que tienen los empleados, supervisores y trabajadores, lo que trae consigo reportes pobres o que ni siquiera existen.

5.- Falta de control basado en procesos. Algunos empresarios ven este tema como algo que sí necesitan, pero no saben como empezar y de hacerlo, si van a poder darlo por terminado, lo que los pone con incertidumbre, en algunos casos contratan consultores de ISO para obtener una solución de control, sin embargo la calidad transaccional esta relacionada con el control transaccional financiero pero no es lo mismo y es una grave confusión.

Las PYMES requieren que sus dueños, encargados de la gestión de negocios, no tengan miedo de jugar como lo hacen las grandes empresas, el riesgo esta, en no comprarse un traje a la medida, que no quede duda que las reglas son las mismas sin importar el tamaño de la empresa, únicamente que en PYMES no son tan sofisticadas.